いばキャリブログ

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社会人としてのコミュニケーション【2】

 前回のブログでは、ビジネスメールの使い方についてお話をしました。コミュニケーションをとる上で非常に便利なツールであり、今では連絡方法の主流ともなっているメールですが、それだけにビジネスシーンで使用する際はマナーを見落としがちでもあります。改めて振り返ってみましょうというのが前回までのお話でしたね。

 

 

 今回も引き続きメールについて。友達に送る時にメールの件名をいれることはあまりありませんが、ビジネスシーンではNG。日々多くのメールを受け取る社会人は、件名で内容やその緊急性を確認しています。件名なしのものは迷惑メールや重要性の低いものと認識されることも多いので、忘れずに記入する習慣をつけましょう。
 あと、忘れがちなのが末尾に掲載する署名。就職活動を始める際、初めて利用したという方も多いと思います。大学名や連絡先等が掲載されていると、メール以外で連絡を取る際非常に便利ですので、これを機に習慣づけていけるといいですね。

 

 メールは文章での情報発信です。文章と会話とでは伝わり方が全く違うため、、話すことが得意な人でも、文章にすると全然伝わらなくなってしまったり、冷たい印象になってしまうという方は多いのではないでしょうか。会話は直接話す為、話し方やその場の雰囲気、声のトーンなどで相手が自分の話をどう捉えているかを感じながら、双方向でコミュニケーションをとることが出来ます。しかしメールに限らず、文章ではこちらが伝えたいことを発信する、いわば一方通行でのコミュニケーションです。そこから相手がニュアンスを感じ取ることは難しくなり、文章のみで理解しようとする為、自分の意思を正確に伝えるようにすることが格段に難しくなってしまうのです。

 

 この差異は「書き言葉」「話し言葉」の違いでもあり、文章で会話するのと同じ精度で意思を伝えようとするためには、会話とは違った工夫・表現をしなければなりません。「てにをは」等助詞の使い方や、接続詞は正しく使えていますか?何を相手に伝えたいのかを自分の中で明確にしておくこと、書いた文章を、必ず一息ついてから見直すようにすることなどは、習慣として心がけられるといいでしょう。用件のみだとどうしても冷たい印象になりがちなので、結びの言葉や言葉の末尾など、柔らかい表現を使うようにするのもいいですね。自分の文章の特徴にあわせて、自分なりの工夫をつくり上げていきましょう。

 

 

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